تلعب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات الحديثة دورًا مهمًا في العمل الإداري المعاصر ، حيث إنها من آليات الإدارة الحديثة التي يجب تعديلها بما يعود بالنفع على العمل الإداري.
وهي من الموارد الأساسية لهذه المؤسسات للتعامل مع البيئة العالمية والتنمية ، وتتميز بالتغيرات السريعة والمنافسة الشرسة ، وهي من الأسلحة الاستراتيجية للإدارات الإدارية لتجاوز الصعوبات البيروقراطية. من ناحية أخرى ، يمكنهم التكيف مع طبيعة العصر وإلكترونياته.
خصائص الإدارة الإلكترونية وأهدافها
- سوف ينعكس تطبيق الإدارة الإلكترونية في مجالات مختلفة مثل الاقتصاد والتعليم والإدارة ، وتحتوي الإدارة الإلكترونية على العديد من الأهداف ، وهي على النحو التالي:
ما هي الإدارة الإلكترونية؟
- هذه وكالة لإدارة الشركات ، لكن لا توجد مستندات ورقية ، لكن المستندات الورقية ومحتوياتها قد تكون موجودة ومعبأة بكثافة.
- ومع ذلك ، يتم تخزينها في أرشيفات إلكترونية تحفظ في شكل بيانات تقنية وتوزع إلكترونياً عن طريق البريد والكتيبات والدفاتر الإلكترونية والرسائل الصوتية وأنظمة المتابعة والآليات الحديثة.
- تتميز الإدارة الإلكترونية بالانتشار في كل مكان ولا تتطلب موقعًا محددًا.
- تعتمد الحوكمة الإلكترونية في الغالب على الهواتف المحمولة ووسائل الاتصال الحديثة.
- في تعريف الإدارة الإلكترونية ، فهي منظمة إدارية ليس لها وقت ولا تعتمد على تواريخ وأوقات محددة ، لأن رئيس الإدارة يمكنه تتبع مهام عمله من المنزل ، بحيث تستطيع أي منظمة العمل 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع. لقد طورت التكنولوجيا بشكل كبير هذه القطاعات.
- لا تخضع الإدارة الإلكترونية لمعايير أو ضوابط أو أنظمة صارمة أو ضيق الوقت أو الموارد مثل الإدارة التقليدية.
- يحتاج e-Butler فقط إلى جهاز كمبيوتر وهاتف محمول وشبكة لبدء المتابعة.
- التقييم والإشراف والرقابة على الوكالات والجهات العاملة التي تنتمي إليها.
- تمثل النقاط السابقة معنى الإدارة الإلكترونية ، لذا فإن تجميعها معًا سيجلب لنا المعنى الشامل للإدارة الإلكترونية.
أهداف الإدارة الإلكترونية
- الهدف الأساسي هو توفير المعلومات في الوقت المناسب وجعلها متاحة بدقة ، وتطوير أنظمة الإدارة.
- تطبيق مبدأ المساواة في الوصول إلى الخدمات للجميع.
- رفع مستوى المشاركة وتحقيق استثمار أفضل للموارد وتطوير أنظمة الإدارة وترسيخ مبدأ الشفافية.
- والأهم المحاسبة والمساءلة حيث تساعد الإدارة الإلكترونية على مراجعة كافة الإجراءات وتحديد نقاط الضعف فيها.
- سيعزز هذا دور المنظمين ويسمح بتصحيح الأخطاء بشكل أسرع ، مما يلغي الأعمال الورقية.
- لتقديم الخدمات للمقيمين داخل وخارج المملكة دون إشراف الدوائر الحكومية.
- يتم استخدام المال والطاقة والوقت على النحو الأمثل ، وتحسين كفاءة العمل ومستوى الموظفين في مختلف الإدارات الإدارية.
خصائص الإدارة الإلكترونية
- جزء الإدارة الإلكترونية مسؤول عن المعالجة الفنية للوثائق وإدارتها وتعديلها ، وهو أمر أسهل بكثير من التخلص منها أو حفظها.
- من ميزات الإدارة الإلكترونية أن كل ما بداخلها يمكن عرضه بصيغة صوت أو فيديو دون استخدام قراءة مملة.
- في الإدارة التقليدية ، يتم التراجع عن الملفات غير المناسبة وإعادة كتابتها.
- غالبا ما تكون الملفات غير تالفة ويمكن تخزينها ونقلها ونسخها إلى أجهزة تخزين إلكترونية متعددة.
- الغاء على الجزء الوارد والصادر من معالجة البريد والرسائل والبرقيات والبرقيات الأخرى من العملاء والشركاء والمنافسين.
- حاليًا ، يتم استبدال الجزء السابق بالبريد الإلكتروني.
- لم يعد رؤساء الأقسام الإلكترونية بحاجة إلى تنسيق وكتابة محاضر الاجتماعات ، وتستخدم التكنولوجيا الحديثة الصوت والفيديو لتسجيل جميع الإجراءات التي تحدث.
- ما يميز النظم التكنولوجية الحديثة هو قدرتها على اختبار النظام بشكل شامل وتحديد الأخطاء والثغرات دون تعب وتدخل بشري وما يتبع ذلك من مراقبة ورقابة وتقييم.
- من مزايا الإدارة الإلكترونية سهولة التحضير للاجتماعات والمؤتمرات والندوات ، والتي كانت تتطلب في الماضي خطابات ومعدات وبروتوكولات وتنسيق لضمان الحضور في الوقت المناسب من قبل جميع المدعوين.
