يعاني الكثير من الناس من قائمة لا تنتهي تقريبًا من المهام في الحياة اليومية. العلاج الوحيد هو حسن إدارة الوقت. نعرض لك طرقًا لإدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة ونقدم لك نصائح حول كيفية تجنب إضاعة الوقت.
8 نصائح عملية لتحسين إدارة الوقت
إدارة وقت التعلم تعني أكثر من مجرد استخدام التطبيقات والقوائم. من المفترض أن تعمل قوائم المهام على تخفيف التوتر ، ولكن بدون تغييرات سلوكية مناسبة ، ينتهي الأمر بممارسة المزيد من الضغط. لأن القوائم تتوسع باستمرار بدلاً من أن تصبح أقصر. وبهذه الطريقة ، فإنك تضع عبئًا أكبر على كتفيك ، وفي ظل ظروف معينة ، تخاطر بالإرهاق . ومع ذلك ، فإن النجاح على المدى الطويل يعتمد على أسس أخرى.
ستساعدك النصائح الثمانية التالية على إنهاء التوتر المستمر والحصول أخيرًا على قسط من الراحة الذي تستحقه. يمكنك تحسين إدارة وقتك والعمل من خلال قائمة المهام بشكل أسرع وإنجاز المزيد في وقت أقل إذا اتبعت النصائح.
الجدولة بقائمة مهام
يجب أن يكون هناك أيضًا ترتيب في قائمة المهام . غالبًا ما يتم تمييزها بترتيبها الزمني - ولكن فقط عندما يتضمن التسلسل الزمني النقاط الزمنية التي حدثت فيها المهام الفردية للمؤلفين. باختصار: الفوضى. يعد الجدول الزمني أو الهيكل ذي الأولوية أمرًا نادرًا بين قادة القائمة. وعادة ما يتم وضع خط تحت الأحداث المهمة أو العاجلة أو يضع دائرة حولها باللون الأحمر. يتم لفت الانتباه فقط إلى المهام التي تم وضع علامة عليها بشكل واضح وتتراجع المهام الصغيرة في الخلفية. هم الذين يجعلون القائمة طويلة إلى ما لا نهاية والذين لا يتركون ضميرهم يرتاح.
ليست القائمة ذات المغزى مفيدة للمؤسسة فحسب ، بل تساعد أيضًا في تصنيف المهام. يمكنك ترتيب المهام وفقًا لأوقات السفر ، على سبيل المثال: ما هو قريب ويمكن القيام به معًا؟ أو لأنشطة مثل "الاتصال" أو "التسوق" ، والتي يمكن أيضًا العمل من خلالها معًا لتوفير الوقت.
لكل فرد الحرية في تحديد الفئات التي يجب تحديد أولوياتها. الأمر نفسه ينطبق على القوائم المرتبة حسب الأولوية. المعالجة المتسقة والصارمة هي بالتأكيد قرار يتم نسيانه من وقت لآخر ( استراتيجيات ضد خداع الذات ). من أجل إحداث تحسن في إدارة الوقت ، يكفي أن تضع مهامك في سياق منطقي وتعمل من خلالها في كتل صغيرة.
قسم المهام الكبيرة
عندما تكون هناك حاجة لإنجاز مهام كبيرة ومملة ، فإن المهام الصغيرة والمملة تبدو فجأة مغرية للغاية. تحمل العديد من العناصر الصغيرة فجأة وزنًا أكبر مما كان موجودًا في القائمة لفترة طويلة. الإغراء هو أن التفكير بخطوات صغيرة يسبب ضغطًا أقل من التخطيط الطويل والممل مع عدم وجود نهاية في الأفق. تكمن الحيلة في تقسيم المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً وغير المبالية والتي يمكن أن تستمر لأيام - مثل تصفية الدراسة - إلى خطوات صغيرة ( نصائح لمواجهة الخمول ). إذن ، هناك طريقتان مختلفتان للقيام بهذه الخطوة الصغيرة
البديل الأول يشمل الفترة الطويلة المخيفة. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعدك فيه المشاريع الصغيرة على حجب الراحة الهائلة لفترة من الوقت. لذا يمكنك أولاً تكريس نفسك لـ "مكتب المشروع" والبدء فقط بـ "خزانة ملفات المشروع" بعد إكمال هذا الجزء. ليس هناك أي ضرر من تقسيم مشروع كبير إلى مشاريع أصغر أيضًا. هذا يخفف الضغط ويمنع التسويف .
البديل الثاني يقسم هذه المشاريع الصغيرة إلى أيام مختلفة. بهذه الطريقة ، يمكنك التعامل مع الحياة اليومية ودمج مهام أصغر فيها دون دفع المرشح الدائم إلى أسفل قائمة المهام مرة أخرى. بمجرد البدء ، يجب أن تحدد لنفسك إطارًا زمنيًا محددًا لمواصلة المهمة. يجب أن يكون لديك توازن صحي بين العمل والحياة . ومع ذلك ، من المهم تجنب القرار القائل بأن المهمة "ستتم في وقت ما هذا الأسبوع".
التوقيت: ضع الحدود
إذا كنت تحت ضغط وقت مرتفع بشكل خاص وكانت المهام تتطلب الكثير بالنسبة لك ، فقد تكون هذه النصيحة مفيدة بشكل خاص. من أجل توفير الوقت وعدم تمديد إدارة المهام دون داع ، يجب عليك تعيين حدود زمنية محددة لنفسك . على سبيل المثال ، تخطط لمدة 10 دقائق لكتابة بريد إلكتروني ، وتريد القيام بالتسوق في غضون 20 دقيقة ، ويجب أن تستغرق المكالمة الهاتفية الأسبوعية مع والدتك 15 دقيقة فقط بدلاً من الساعتين المعتادتين. يمكنك أيضًا وضع حدود على أساس مهني. على سبيل المثال ، بالعزم على التوقف عن تراكم العمل الإضافي .
يتطلب كل يوم حدودًا جديدة ، وبناءً على عدد المهام المجدولة لهذا اليوم ، يجب أيضًا زيادة أو تقليل الحدود الزمنية. تساعد الحدود في ضمان وجود وقت للاستراحة بينهما ، حيث يمكنك التخلص من التوتر . في نهاية اليوم تغفو بضمير مرتاح وربما حتى قليل من الفخر لأنك حققت كل شيء ( نصائح ضد الأرق )
لا تفرط في ذلك عند التخطيط ليومك وحدد لنفسك أهدافًا واقعية . حتى إذا كنت لا تستطيع دائمًا الالتزام بالحدود تمامًا ، فإن نية تعيين حد زمني ستساعد في تسريع العملية. يمكن أن تكون قوائم المراجعة اليومية التي يمكنك وضع علامة عليها واحدة تلو الأخرى مفيدة هنا.
إدارة الوقت مع التطبيقات
إذا كنت قد استخدمت تقويم موعدك فقط كتذكير ، مليء بعلامات ، الملونة والعلامات النجمية ، يمكن أن توفر قائمة المهام الإلكترونية نظرة عامة ممتعة. الميزة هي أنه يمكنك تعديل كل شيء كما تريد وبشكل منظم في أي وقت. ما نوع قائمة المهام التي تناسبك بشكل أفضل يعود إليك في النهاية. ومع ذلك ، يجب أن تلتزم بوسيط واحد. يمكن أن يؤدي استخدام كلا المتغيرين بسرعة إلى حدوث ارتباك ويزيد خطر نسيان المهام.
إدارة الوقت الجيد تتجنب الكمالية
كثير من الناس يقفون في طريق الكمال الخاص بهم ( نصائح للتخلص من الكمالية ). من خلال تقليل المطالب المفرطة على نفسك ، يمكنك توفير الوقت وزيادة إنتاجيتك. يميل الكثير من الاهتمام بالتفاصيل إلى إضاعة الكثير من الوقت هل يجب أن تكون هذه العلامة التجارية بالضبط لمنتج نفد المخزون حاليًا عند التسوق أو هل من المفيد استخدام منتج بديل متاح .
